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商务场合的电话礼仪常识

时间:2019-10-22 10:47:07本文内容及图片来源于读者投稿,如有侵权请联系xuexila888@qq.com 美怡 我要投稿

  现代商务活动中,电话的作用越来越重要,掌握商务电话礼仪也成为每一个商务人士的必修课。下面是小编给大家搜集整理的商务场合的电话礼仪常识。希望可以帮助到大家!

  商务场合的电话礼仪常识:接电话礼仪

  接电话的时间以电话铃响第三声为宜,如果是响第一声就接或者是响铃的间隙去接都会让对方觉得突兀;如果是铃响过三声之后还没有人接电话会让对方觉得要么你们在忙,要么就是你们公司的管理比较混乱,员工懒散到连电话都不接,不重视客户,这样的结果都是会严重的影响到个人或者公司的形象。

  接电话时声音应该充满激情,让别人觉得接到他的电话是一件让你高兴的事情,觉得你们公司的人比较有朝气。声调不能过高,除非对方或者你正在闹市区听不清楚,过高的声调会让人觉得你是在吵架。

  接电话时第一声要先向对方问好,可以说:“您好,您找哪位?”不能一开始就说“喂,喂”或者是说“你是谁啊,你找谁”,这样会让人觉得你很没有礼貌,很不欢迎他打的这个电话。

  接电话时还要注意不要便接电话边和其他人聊天,也不要边接电话边吃东西,这样会让对方觉得你不尊重他。接电话时坐姿要端正,要像别人正在对面看着你一样毕恭毕敬,不要歪斜在椅子上,或者是趴在桌子上。

  如果是正在开会或者是正在接待客人,可以向对方说明情况,并表示歉意,同时可以让对方留下联系方式,自己稍后给他回电话。

  商务场合的电话礼仪常识:代接电话礼仪

  如果电话不是找自己而是找同事,也应该礼貌的进行转接,可以说:“您稍等,我帮您叫他。”在通知同事时不能隔很远就大声呼喊“***,你的电话”,要知道对方能在电话中听到你的态度,你要表示出对同事的尊敬,这样对方才会尊敬你的同事或者是你的公司。

  如果是要找的人不在,你可以礼貌的告诉他:“不好意思,***不在,您可以稍等一会再打过来吗?或者您可以告诉我您的联系方式,稍后我让他和您联系。”你可以问一下对方是否有事情需要转达,如果要求转达一定要记清楚事情内容,并在对方说完后再确定一遍。

  对方如果询问同事去哪里或者是要同事的手机号码,一定不要轻易告诉他,因为这些内容可能涉及到同事的隐私。

  对于打错的电话不要对对方进行指责,要礼貌的告诉对方打错了电话,并可以询问是否能够帮上对方的忙。

  商务场合的电话礼仪常识:打电话礼仪

  除了像前面讲过的接电话时的声调、坐姿等要求之外,打电话还应该注意以下几点:

  打电话之前要做好准备工作,明确自己打电话的目的,必要时可以讲自己要问的问题或者是要知道的内容列一个提纲。准备好纸和笔,以便随时记下电话的重要内容。

  打电话的时间要考虑到对方是否方便,最好在早上八点后及晚上十点前,中午一、二点钟时最好也不要打电话。注意不选周一上午上班的前两个小时,不选周末、周五下班前。打电话时间不要超过三分钟,如果需要长谈,可以约定时间面谈或者是先询问对方是否方便。

  拨通电话后应该自报家门同时还要确定一下对方是不是自己要找的人,如果要找的人不在可以请接电话的人转告。并要记得在结束时向别人道谢。

  交谈时要注意用语礼貌,同时说话要言简意赅,表达清晰准确,不要拖泥带水说不清楚。

  商务场合的电话礼仪常识:挂断电话礼仪

  要结束通化时一般要由打电话者提出,再要说的内容说完之后或者是对方已经不耐烦时应该主动提出结束通话。在挂电话时不能直接“哐”的一声将话筒扔在话机上,要注意等对方挂断电话之后在挂电话。

  结束通话后不要马上说对方的坏话,这样会让人觉得不虚伪。甚至有时候电话并没有完全挂上,这样的坏话会直接让对方听到。

  商务场合的电话礼仪常识:电话礼仪基本要点

  接电话的时间:接电话最完美的时间,最专业的时间接电话是在电话铃响的第三声接起来!如果你在电话铃声的第一声响的间隙中接起来,一些客户会认为你太忧虑了;如果你在电话铃响了六到十六次,客户会认为你不在意生意。

  接电话的声音:顶尖的销售员接电话用有点兴奋的声音。他的声音有些快乐的讯息,有些热诚。如果你的声音听起来象晚期病人的声音,保证客户不会想和你见面。这也是为什么你要在第三个电话铃响响接起电话的理由之一,因为在第一响时,打断了你正在做的事情,把你的心绪理清,把你自己的意识提高起来。这是简单的小计谋。不管你什么时候听到电话铃声,暂停你手上的事情,立刻闪烁出心灵的想象。

  承认他人的兴趣:让给你来电的人告诉你他为什么打电话来。他或她可能会拒绝你的广告或者问你一些关于特殊项目的事情。你可以这样回答:是的,先生(女士),我们已经接到好多电话询问我们的新产品,我们真的很高兴。然后你继续下一步。

  尽量得到对方的名字:如果你能在电话中叫出对方的名字,对方会非常高兴,这样非常有助于与来电的人建立联系。得到名字的方法很简单,但正确的话语十分重要,如下:当你回到线上,说:谢谢你的等候。通常用礼貌来赞扬他们的耐心。然后说:我是……把你的名字报上去。但是不要尝试用等待逼他说--只是给他一个机会说出他的名字,如果他那时觉得自然,他会说出来,如果没有,那就回到原来的温柔和信心的语调说:请问我可以知道您是哪一位吗?你总是可以知道他们的名字,如果他真的对你和你的公司有兴趣,而在询问购买的问题。

  用问句回答他大部分问题:你所要的会面机会可能需要你去他们家里,可能意味着他们到你的展示或陈列区域去看你公司的产品,也可能是去客户的办公室,不管怎样,你都必须去赴约。 当客户电话来说:你们的复印机可以打折吗?一个顶尖的推销员不会回答这个问题的有或者没有。而是他可能说:“那一型的复印机正是你要买的吗?”“是的,正是那种。”“好,我今天或明天可以跟你多谈一点,你要来我们的展示间还是我到你那里去?”

  当约定约会时间时,要重复告诉客户所有的细节:当你约会时,什么事情都可能发生,他们不是完全忘了,就是不能确定你在哪里。他们可能忘记会面时间,可能不记得你的名字,这就是为什么要在约会时要确认好几次的原因。注意请他们写下适当的细节。如:你有没有随手的铅笔?我想要你写下一些适当的细节。适当的细节包括销售员的姓名、他公司的地点、地址、时间、及任何来电者需要联络你资料。

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